Algemene voorwaarden

Gedragscode Leveranciers Daelmans Vastgoed

Beste relatie,

Met deze ‘Gedragscode voor Leveranciers’ willen wij als Daelmans Vastgoed duidelijk maken wat wij van onze partners verwachten. Zo creëren wij een raamwerk van onze belangrijkste waarden.

Als familiebedrijf vinden we het belangrijk om open te zijn, maatschappelijk verantwoord te werken en langdurige, goede relaties op te bouwen. We geloven in de kracht van samenwerking, met een ‘What’s in it for all’ mentaliteit. Het is voor ons essentieel dat we samen met onze leveranciers werken aan een gezamenlijke, duurzame toekomst voor ons vastgoed en de samenleving.

De gedragscode richt zich op maatschappelijke verantwoordelijkheid, huurderstevredenheid, integriteit en duurzaamheid. Wij verwachten van onze leveranciers dat zij deze waarden niet alleen binnen hun eigen organisatie naleven, maar ook doorgeven aan hun medewerkers, relaties en eventuele derden, zoals zelfstandige ondernemers. Dit zorgt ervoor dat we samen op een eerlijke en transparante manier samenwerken en onze gezamenlijke doelen bereiken.

Onze kernwaarden zijn de vier pijlers in ons werk en de keuzes die we maken: Flexibiliteit, zodat we goed kunnen inspelen op veranderingen; Authenticiteit, waardoor we eerlijk en open blijven in onze communicatie; Integriteit, omdat we geloven in eerlijk handelen en verantwoordelijkheid nemen voor wat we doen; en Resultaatgerichtheid, omdat we samen willen werken aan een succesvolle toekomst.

Als onderdeel van uw contract met Daelmans Vastgoed ontvangt u deze Gedragscode. Deze code is naast de geldende wet- en regelgeving belangrijk voor onze samenwerking. We hopen dat u deze gedragscode naleeft, zodat we samen werken aan een duurzame toekomst.

Met vriendelijke groet,

Directie en Management Team Daelmans Vastgoed

Communicatie van de Gedragscode
Daelmans Vastgoed verwacht dat leveranciers deze Gedragscode duidelijk communiceren aan hun medewerkers en zakelijke relaties waar dit van toepassing is. Leveranciers bieden hun medewerkers en betrokkenen de mogelijkheid om vragen te stellen of (anoniem) melding te maken van mogelijke misstanden. Als Daelmans Vastgoed vaststelt dat een leverancier niet aan de Gedragscode voldoet, kan dit – bij structurele overtredingen of ernstige incidentele gevallen – leiden tot beëindiging van de samenwerking.

Naleving van wetgeving
Leveranciers houden zich aan alle geldende wetten en regels in de landen waar zij actief zijn. Zij zorgen ervoor dat hun bedrijfsvoering en dienstverlening volledig voldoen aan deze wet- en regelgeving.

Werkgeverschap
Leveranciers zorgen voor goed werkgeverschap. Dit betekent dat zij hun werknemers gelijke kansen bieden, ongeacht ras, geslacht, afkomst, seksuele voorkeur, geloof of politieke overtuiging. Zij bevorderen een werkomgeving waarin respect en inclusie centraal staan en waarin elke vorm van discriminatie actief wordt bestreden. Leveranciers respecteren mensenrechten en de privacy van hun werknemers en behandelen iedereen met waardigheid. Daarnaast bieden zij mogelijkheden voor opleiding en persoonlijke ontwikkeling. Werknemers mogen zonder angst voor represailles of maatregelen hun arbeidsomstandigheden bespreken.

Arbeidsomstandigheden en veiligheid
Onze leveranciers bieden veilige en gezonde werkomstandigheden en nemen maatregelen om de fysieke veiligheid en gezondheid van hun werknemers te beschermen. Leveranciers van Daelmans Vastgoed voorkomen intimidatie, bedreiging en ander grensoverschrijdend gedrag. Er wordt geen gebruikgemaakt van dwang- en kinderarbeid of arbeid die het gevolg is van mensenhandel.

Alcohol en drugs
Leveranciers hebben een verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat hun werknemers nuchter en fit hun werkzaamheden uitvoeren. Werknemers mogen tijdens het werk voor Daelmans Vastgoed niet onder invloed zijn van alcohol, drugs of andere middelen die hun functioneren negatief kunnen beïnvloeden. Ook is het bezit, gebruik of verhandelen van deze middelen verboden tijdens de werkzaamheden.

Integriteit en transparantie
Daelmans Vastgoed verwacht dat leveranciers integer handelen. Dit betekent eerlijk, transparant en professioneel zakendoen. Mochten leveranciers tijdens hun werk misstanden of problemen opmerken bij woningen of werkzaamheden van Daelmans Vastgoed, dan wordt dit direct gemeld aan hun vaste contactpersoon.

Omgaan met conflicterende belangen
Daelmans Vastgoed hecht grote waarde aan professionaliteit en integriteit. Om de schijn van en werkelijke belangenverstrengeling te voorkomen, houden leveranciers zakelijke- en privébelangen strikt gescheiden. Wanneer een mogelijk conflict kan ontstaan, bijvoorbeeld door persoonlijke relaties met medewerkers van Daelmans Vastgoed, wordt dit vooraf gemeld.

Geschenken en uitnodigingen
Daelmans Vastgoed biedt nooit relatiegeschenken aan met het doel iemand oneigenlijk te beïnvloeden. Leveranciers is het niet toegestaan om geschenken of uitnodigingen uit te wisselen met als doel Daelmans Vastgoed, diens medewerkers en/of andere zakelijke relaties te beïnvloeden, of oneerlijk concurrentievoordeel te behalen. Leveranciers vergewissen zich in hun relatie met Daelmans Vastgoed ervan dat het aanbieden of ontvangen van geschenken of uitnodigingen niet is bedoeld om invloed uit te oefenen en niet in strijd is met regels en standaarden van Daelmans Vastgoed.
Leveranciers mogen geen geschenken of uitnodigingen aanbieden of accepteren met als doel Daelmans Vastgoed of haar medewerkers te beïnvloeden. Geschenken met een waarde van € 50,- of meer worden niet aangeboden en niet aangenomen.

Due diligence
Leveranciers worden geacht bij het aangaan van een overeenkomst met een nieuwe zakelijke relatie een redelijk ‘due diligence’ onderzoek uit te voeren om o.a. corruptie en beïnvloeding te voorkomen. Hieronder zijn begrepen samenwerkingsverbanden en het gebruik van tussenpersonen, onderaannemers en zelfstandigen (zzp'ers).

Mededinging en corruptie
Daelmans Vastgoed verwacht dat leveranciers zich houden aan eerlijke concurrentieregels en zich onthouden van corruptie, prijsafspraken of oneerlijke handelspraktijken. Zij leven de mededingingsregels strikt na en nemen actief afstand van verboden afspraken, zoals aanbestedingsmanipulatie of kartelvorming.

Vertrouwelijke informatie en intellectueel eigendom
Leveranciers beschermen vertrouwelijke informatie van Daelmans Vastgoed en haar huurders. Zij gebruiken deze informatie alleen voor zakelijke doeleinden en nemen maatregelen om deze te beveiligen tegen ongewenste toegang of diefstal. Ook voldoen leveranciers aan de AVG (privacywetgeving) bij de verwerking van persoonsgegevens.

Privacy en gegevensbescherming
Het uitvoeren van onderhoud aan haar vastgoed is een belangrijke taak voor Daelmans Vastgoed, die wordt uitbesteed aan een leverancier en waarbij het verwerken van persoonsgegevens een (noodzakelijke) bijkomstigheid is. Leveranciers zijn verantwoordelijk voor het beschermen van alle (vertrouwelijke) informatie van Daelmans Vastgoed en haar huurders. Zij gebruiken deze informatie alleen voor zakelijke doeleinden en nemen maatregelen om deze te beveiligen tegen ongewenste toegang of diefstal. Ook voldoen leveranciers aan de AVG (privacywetgeving) bij de verwerking van persoonsgegevens.

Datalek
Bij het vermoeden van een datalek waarbij persoonsgegevens van huurders betrokken zijn, meldt de leverancier dit binnen 48 uur aan Daelmans Vastgoed via het e-mailadres: contracten@daelmans.nl.  

Zorgplicht
Daelmans Vastgoed verwacht dat leveranciers en hun werknemers, voor zover zij goederen en/of diensten leveren aan de vastgoedportefeuille c.q. huurders van Daelmans Vastgoed, zich zullen gedragen als een ‘goed huisvader’ en in contact met de huurders van Daelmans Vastgoed, de volgende gedragsregels in acht nemen:

Omgang met huurders
Leveranciers en hun medewerkers hebben bij werkzaamheden in woningen van Daelmans Vastgoed een professionele houding. Zij:
- Lichten het doel van het bezoek en de verwachte duur toe.
- Dragen bij voorkeur bedrijfskleding en tonen op verzoek hun legitimatie.
- Voorkomen overlast en beschermen de eigendommen van huurders.
- Laten de werkplek netjes achter en melden gemaakte schade direct aan Daelmans Vastgoed.
- Behandelen huurders altijd beleefd en met respect.
- Melden onenigheid met of weigering van de huurder direct aan hun vaste contactpersoon en/of de opdrachtgever van Daelmans Vastgoed.

Diefstal en verduistering 
Leveranciers en hun medewerkers maken geen gebruik van eigendommen van Daelmans Vastgoed of haar huurders, tenzij dit nadrukkelijk is toegestaan. Ook mogen af te voeren goederen niet worden achtergehouden of doorverkocht

Niet naleving
Daelmans Vastgoed verwacht dat leveranciers de Gedragscode respecteren en hiernaar handelen Niet naleving van de Gedragscode kan gevolgen hebben voor de reputatie van Daelmans Vastgoed. Wanneer Daelmans Vastgoed een redelijk vermoeden heeft of constateert dat een leverancier niet aan de Gedragscode voldoet, kan dat een reden zijn om de overeenkomst met de leverancier te ontbinden.

Gedragscode Environment Social Governance (ESG)

Inleiding
Daelmans Vastgoed zet zich actief in voor een duurzame woningportefeuille en verwacht dat haar leveranciers hieraan bijdragen. Leveranciers spelen een belangrijke rol in het realiseren van duurzame doelen en nemen verantwoordelijkheid voor milieu, sociale vraagstukken en goed bestuur (ESG). Zij ontwikkelen en implementeren ESG-beleid en delen hun prestaties hierover op een transparante manier met Daelmans Vastgoed.

Duurzame woningportefeuille
Daelmans Vastgoed streeft naar een woningportefeuille die energiezuinig en toekomstbestendig is. We investeren zoveel mogelijk in woningen en appartementen die voldoen aan onze duurzaamheidsnormen. Onze ESG-strategie (Environment, Social & Governance) is integraal onderdeel van ons beleggingsbeleid en portfoliobeheer. Hierbij zoeken we continu naar de juiste balans tussen de belangen van onze stakeholders en de ontwikkelingen in de woningmarkt. We blijven onszelf uitdagen en vernieuwen.
Wij verwachten dat leveranciers en hun producten en diensten voldoen aan de geldende milieuwetgeving, wettelijke voorschriften en branchebrede normen en keurmerken.

ESG-principes bij Daelmans Vastgoed
Daelmans Vastgoed hecht grote waarde aan de principes van ESG. Ons beleggingsbeleid bevat concrete doelstellingen en acties op het gebied van milieu, sociale verantwoordelijkheid en goed bestuur. Door deze doelen te realiseren, dragen we bij aan een positieve impact op het milieu, de samenleving en onze eigen organisatie.
Wij verwachten dat leveranciers bekend zijn met ESG en de gerelateerde onderwerpen zoals milieu, bestuur en maatschappelijke verantwoordelijkheid. Zij moeten zich bewust zijn van hun rol en bijdrage binnen de vastgoedketen.

Verwachtingen aan leveranciers
Daelmans Vastgoed verwacht van leveranciers dat zij:
- Een ESG-strategie hanteren en deze actief uitdragen richting hun werknemers en samenwerkingspartners.
- ESG integreren in hun bedrijfsvoering, besluitvorming en de producten en diensten die zij leveren.
- Een ESG-beleid hebben of concrete stappen zetten richting de implementatie ervan.
- Transparant zijn over hun ESG-prestaties en bereid zijn deze gegevens met Daelmans Vastgoed te delen.

Samen werken we aan een duurzame toekomst waarin ESG een centrale rol speelt in al onze activiteiten.